Pentingnya Pengelolaan dan Penataan Arsip

Tidak bisa dipungkiri bahwa arsip merupakan hal yang penting untuk kelangsungan hidup organisasi baik itu negeri maupun swasta. Arsip yang merupakan rekam jejak organisasi yang berisi infomasi baik secara tulisan ataupun gambar tersebut bisa dijadikan alat untuk pengambilan keputusan sampai pertanggung jawaban dari suatu organisasi.

Maka dari itu, arsip menjadi sangat penting untuk dikelola dengan baik dan teratur. Jika arsip tertata secara rapi dan teratur, maka penggunaannya bermanfaat secara optimal bagi organisasi. Bagi organisasi yang tidak memiliki sumber daya untuk mengelola arsip bisa memanfaatkan jasa penataan arsip dari Crown Records Management

Dengan bantuan dari Crown Records Management, kebutuhan tiap organisasi akan disesuaikan dengan kebutuhan dan kemudian akan diberikan label barcode ke setiap dokumen yang disesuaikan dengan spesifikasi organisasi tertentu. Layanan ini disebut dengan file management dimana hal ini akan memberikan tingkat fleksibilitas yang lebih besar dan dapat menghemat ruang kantor dan penyimpanan dokumen aktif secara efisien.

Ada beberapa alasan mengapa organisasi perlu merekam informasi yang sejalan dengan penataan dan pengelolaan arsip menurut Basuki (2003) (primadoc.id) yaitu :

Alasan Pribadi
Pastinya dokumen-dokumen berharga yang kita butuhkan akan disimpan untuk memudahkan pencarian jika sewaktu-waktu dibutuhkan. Hal ini adalah contoh penataan dan pengelolaan arsip dalam lingkup kecil.

Alasan Sosial
Sebagai manusia yaitu makhluk sosial tidak lepas bisa dari manusia lainnya. Kita bisa membuktikan eksistensi kita dengan mengikuti komunitas, biasanya ada kartu anggota yang menjadikan bukti bahwa kita juga aktif dalam komunitas dan memberikan kontribusi.

Alasan Ekonomis
Surat-surat berharga dalam bisnis dan perdagangan harus dikelola dengan baik dan biasanya memang disimpan dalam jangka panjang.

Alasan Hukum
Dokumen-dokumen yang dinilai berguna sebagai dasar pemerintah untuk melindungi hak dan masyarakat seperti sertifikat rumah, BPKB, dan lainnya juga patut untuk disimpan dengan baik. 

Alasan Instrumental
Ada dokumen atau arsip yang memang kebutuhannya untuk kepentingan dan fungsi tertentu seperti site plan harus melalui proses pengelolaan arsip secara profesional.

Alasan Simbolis
Biasanya dokumen dan arsip yang dikelola untuk alasan simbolis berfungsi sebagai penanda suatu momen penting bagi individu atau organisasi yang memilikinya. 

Alasan Ilmu Pengetahuan
Untuk ilmu pengetahuan biasanya berupa hasil penelitian seperti jurnal ilmiah, laporan penelitian, dan lain sebagainnya.

Menurut Sampun, masalah kearsipan belum sepenuhnya menjadi perhatian baik oleh masyarakat umum, organisasi pemerintah maupun organisasi swasta. (ntb.kemenag.go.id) . Lalu apakah hal penting apa saja yang harus diperhatikan dalam penataan dan pengelolaan kearsipan?

1. Sistem Pengelolaan Pengarsipan

Dengan adanya sistem pengelolaan pengarsipan yang efektif.

2. Pelaksanaan Sistem

Pelaksanaan sistem yang ditetapkan harus berdaya guna dan berhasil guna

3. Evaluasi

Dengan adanya evaluasi pada sistem ini secara kontinuitas akan diketahui hasil dari sistem yang sudah ditetapkan.

Tidak hanya hal di atas diterapkan dalam penataan dan pengelolaan arsip, visi misi yang jelas, rencana dan program yang matang, serta adanya koordinasi dengan instansi terkait yang harmonis akan mewujudkan penataan dan pengelolaan yang baik. 

Apabila semua terwujud, makan penataan dan pengelolaan arsip akan lebih maksimal dan bisa berkembang menjadi pengelolaan arsip secara digital. Nah, apakah organisasi kamu sudah melakukan penataan dan pengelolaan arsip dengan rapi dan teratur?